Ügyfél utánkövetés — Job Followup — beállítástól az első kiküldött emailig

Hol találod?

Az utánkövetési rendszer beállításai a Beállítások → Utánkövetés fülön érhetők el.

DSM Utánkövetés beállítások asztali számítógépen, minden sablon aktív

Az oldal tetején három gombot találsz:

• Alapértelmezések betöltése — ha még nincs egy szabály sem (pl. első használatnál), ez betölti az alapértelmezett szabálykészletet. Ha már vannak szabályok, csak a hiányzókat tölti vissza — a meglévőket nem írja felül.
• Frissítés — újratölti a listát
• + Új szabály — új utánkövetési szabály létrehozása

Az alapértelmezett szabályok

Az “Alapértelmezések betöltése” gombra kattintva négy szabály töltődik be, amelyek egy tipikus autókozmetikai műhely ügyfélkommunikációját fedik le:

Trigger	Késleltetés	Sablon
Munkalap lezárás után	Azonnal	Köszönő email
Munkalap lezárás után	+1 nap	Értékelés kérés
Munkalap lezárás után	+3 hónap	Visszahívó emlékeztető
Utókezelés esedékes	-7 nap	Utókezelés emlékeztető

Ezeket természetesen testre szabhatod, törölheted, vagy újakat adhatsz hozzá.

Tipp: Ha véletlenül módosítottál egy szabályt és vissza szeretnéd állítani, a sor végén lévő kis reset gombra kattintva az adott szabály visszaáll az alapértelmezett állapotba — a többi szabályt ez nem érinti.

Új szabály létrehozása — a szerkesztő mezői

A + Új szabály gombra kattintva, vagy egy meglévő szabály ceruza ikonjára kattintva megnyílik a szerkesztő.

DSM Utánkövetési szabály szerkesztése asztali számítógépen

Trigger esemény

Jelenleg két trigger esemény közül választhatsz:

• Munkalap lezárás után — az email a munkalap lezárásának időpontjához képest megy ki, a késleltetés szerint
• Utókezelés esedékes — az email az utókezelés esedékességének dátumához képest megy ki

Sablon típus

Négy sablon típus közül választhatsz — mindegyikhez tartozik egy előre meghatározott alapértelmezett szöveg és egy specifikus action gomb az email alján:

• Köszönő email — az action gomb a munkalap publikus megtekintési linkjét nyitja meg
• Értékelés kérés — az action gomb az értékelési oldalt nyitja meg (pl. Google értékelés)
• Visszahívó emlékeztető — az action gomb az “Időpontot szeretnék” egy kattintásos időpontjelzőt aktiválja
• Utókezelés emlékeztető — az action gomb szintén az “Időpontot szeretnék” funkciót aktiválja

Késleltetés

A késleltetés azt határozza meg, hogy a trigger eseményhez képest mikor menjen ki az email.

• Pozitív szám — az esemény után X idővel (pl. +1 nap = lezárás után egy nappal)
• 0 — azonnal, a trigger esemény pillanatában
• Negatív szám — az esemény előtt X idővel (pl. -7 nap = az utókezelés esedékessége előtt 7 nappal)

Fontos az utókezelés emlékeztetőnél: ha a kiszámolt kiküldési dátum már a múltban van (pl. az utókezelés esedékessége hamarabb következett be, mint a -7 napos ablak), az email nem kerül kiküldésre. A rendszer nem küld visszamenőleges emaileket.

Leírás

Ez a mező csak az adminnak látható — a saját emlékeztetőd, hogy mire való ez a szabály. Pl. “Google értékelés kérés – +1 nappal a lezárás után”. Érdemes kitölteni, különösen ha több hasonló szabályod van.

Email tárgya

Az email tárgysora, amit az ügyfél lát a beérkező levelek között. Ha üresen hagyod, az alapértelmezett tárgysor kerül kiküldésre.

A tárgysorban is használhatók változók — pl. Értékelje tapasztalatát – {work_order_number}.

Email szöveg

Az email törzse. Ha üresen hagyod, az alapértelmezett szöveg kerül kiküldésre.

A szerkesztőben formázási lehetőségek is elérhetők: félkövér, dőlt, felsorolás, számozott lista.

Változók használata

Az email szövegébe dinamikus adatokat illeszthetsz be a változók segítségével. A szerkesztő felett látható az összes elérhető változó — rájuk kattintva beilleszthetők a szövegbe:

Változó	Mit illeszt be
{customer_name}	Ügyfél neve
{work_order_number}	Munkalap száma
{asset_name}	Jármű neve
{company_name}	Céged neve — ha a Beállítások → PDF/Email fülön meg van adva Megjelenítési név, az jelenik meg; egyébként a regisztrációnál megadott név
{closed_at}	Lezárás dátuma
{aftercare_title}	Utókezelés neve
{aftercare_due_at}	Utókezelés esedékességének dátuma
{review_url}	Értékelési link (szövegesen)
{company_phone}	Cég telefonszáma
{company_email}	Cég email címe
{company_address}	Cég címe
{company_details}	Cég elérhetőségei (összesített)

Megjegyzés a {review_url} változóról: ha ezt beilleszted a szövegbe, az értékelési link szövegesen is megjelenik az emailben. Az email alján lévő action gombtól ez független — a gomb akkor jelenik meg, ha az “Értékelési link gomb megjelenítése” kapcsoló be van kapcsolva.

Kapcsolók a szerkesztő alján

• Értékelési link gomb megjelenítése — ha bekapcsolod, az email alján megjelenik egy kattintható gomb, amely az értékelési oldalra visz. Csak “Értékelés kérés” sablon típusnál releváns.
• Aktív szabály — ha ez ki van kapcsolva, a szabály nem kerül végrehajtásra, még ha minden más rendben is van. Mindig ellenőrizd, hogy az adott szabály aktív-e.

Az utókezelés emlékeztető beállítása

Az utókezelés emlékeztető egy kicsit más, mint a többi szabály — mert nemcsak a followup rendszerben kell beállítani, hanem az anyagkatalógusban is.

1. lépés — Az anyagkatalógusban

Az anyagkatalógusban minden anyagnál beállítható, hogy igényel-e utókezelést, és ha igen, mennyi idővel a munkalap lezárása után legyen esedékes. Például egy kerámia bevonatnál ez lehet 12 hónap.

Ha ezt beállítod, a DSM a munkalap lezárásakor automatikusan kiszámítja az utókezelés esedékességének dátumát.

2. lépés — A followup szabályban

Az “Utókezelés esedékes” trigger eseményt választva, és negatív késleltetéssel (pl. -7 nap) beállítod, hogy az esedékesség előtt hány nappal menjen ki az emlékeztető email.

---

DSM anyag utókezelés beállítások az utánkövetési szabály élesítéséhez DSM Utókezeléssel kapcsolatos szabály beállítása

---

Az “Időpontot szeretnék” gomb — hogyan működik?

A visszahívó és utókezelés emlékeztető emailek alján megjelenő gomb az egyik leghasznosabb funkciója a followup rendszernek.

Ha az ügyfél rákattint a gombra:

1. Egy köszönő oldal jelenik meg neki — visszaigazolás, hogy az igénye megérkezett
2. Te a DSM-ben értesítést kapsz, hogy az ügyfél időpontot szeretne
3. Az értesítésben látod az ügyfél nevét és elérhetőségeit
4. Visszahívod és egyeztettek időpontot

Nem kell más rendszer, nem kell online naptár — az ügyfél jelez, te visszahívsz. Egy kattintás az ügyfélnek, egy értesítés neked.

Mikor nem megy ki az email?

Érdemes tudni, mikor nem kerül kiküldésre egy followup email — hogy ne lepődj meg, ha valami kimarad:

• ❌ A szabály ki van kapcsolva (Aktív szabály kapcsoló)
• ❌ Az ügyfélnek nincs megadva emailcíme a munkalapján
• ❌ Utókezelés emlékeztetőnél az anyagnál nincs beállítva utókezelés az anyagkatalógusban
• ❌ Utókezelés emlékeztetőnél a kiszámolt kiküldési dátum már a múltban van

Összefoglalva — egy tipikus beállítás

Ha most állítod be először a followup rendszert, a legegyszerűbb kezdőpont:

1. Kattints az “Alapértelmezések betöltése” gombra — betölti a négy alap szabályt
2. Nyisd meg az Értékelés kérés szabályt, és ellenőrizd, hogy a review_url be van-e állítva a PDF/Email beállítások között
3. Minden szabálynál ellenőrizd, hogy az Aktív szabály kapcsoló be van kapcsolva
4. Győződj meg róla, hogy az ügyfeleidnél meg van adva az emailcím a munkalapjukon
5. Zárd le az első munkalapot — és figyeld, ahogy az emailek elindulnak

Ha kérdésed van a beállítással kapcsolatban, írj nekünk — szívesen segítünk!

---

Áttekintés és nyomon követés

A beállítások elvégzése után három helyen tudod nyomon követni, hogy mi történik a followup rendszerben.

Ütemezett értesítések — az összes kimenő email

A Beállítások → Utánkövetés oldalon, a szabályok listája alatt találod az összes kimenő followup emailt — munkalaptól és ügyféltől függetlenül, egy helyen.

DSM Ütemezett értesítések listája asztali számítógépen

A lista szűrhető időszak szerint (Ma, Holnap, 7 nap, Mind) és státusz szerint:

• Várakozik — az email be van ütemezve, de még nem ment ki. Ezeket a “Mégse” gombbal vissza lehet vonni, amíg nem kerültek kiküldésre.
• Elküldve — az email sikeresen kiküldésre került
• Visszavonva — a kiküldés manuálisan visszavonásra került
• Sikertelen — a kiküldés valamilyen hiba miatt nem sikerült

Minden sorban látható az ütemezett időpont, a munkalap száma, az email típusa, valamint az ügyfél neve és emailcíme.

Munkalap szintű nézet

Az egyes munkalapok részletes nézetében egy külön szekció mutatja az adott munkalaphoz tartozó összes ütemezett utánkövetési emailt.

DSM Munkalapra vonatkozó utánkövetési éretsítések

Innen közvetlenül is kezelhető minden egyes email:

• Átütemez — módosítható a kiküldés időpontja, ha szükséges
• Mégse — a várakozó email visszavonható, ha valamiért nem szeretnéd elküldeni

A “Csak függők” szűrővel csak a még ki nem küldött, várakozó emailek jelennek meg.

Időpont kérések

Ha egy ügyfél rákattintott az emailben lévő “Szeretnék időpontot” gombra, a kérése megjelenik a Beállítások → Utánkövetés oldalon, az ütemezett értesítések listája alatt.

DSM Időpont kérések listája asztali számítógépen

A lista szűrhető státusz szerint:

• Jelezte — az ügyfél rákattintott a gombra, visszahívásra vár
• Még nem jelezte — az email ki lett küldve, de az ügyfél még nem kattintott a gombra
• Visszavonva — a kérés visszavonásra került

Minden sornál a Részletek gombra kattintva látható az ügyfél összes elérhetősége és a kapcsolódó munkalap. Innen egyszerűen fel lehet hívni az ügyfelet és egyeztetni az időpontot.

---

Ha kérdésed van a beállítással kapcsolatban, írj nekünk — szívesen segítünk!